SOP Pelayanan Informasi

SOP Pelayanan Informasi

Setiap penyelenggara pelayanan informasi publik sesuai dengan masing-masing tugas dan fungsinya harus memiliki standar pelayanan yang berkaitan dengan prosedur dan waktu sebagai ukuran baku untuk penyelenggaraan pelayanan publik dan wajib ditaati oleh pemberi dan penerima pelayanan informasi.

Adapun standar pelayanan informasi publik di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur sebagai berikut :

A. Operasional pelayanan informasi publik

Pelaksanaan pelayanan informasi publik di dukung oleh front-desk dan back-desk;

1. Front desk merupakan petugas informasi yang bertugas harian dalam menerima permohonan informasi public
2. Back desk meliputi :
   a. Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi
   b. Bidang Pengolahan Data Dan Klasifikasi Informasi
   c. Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi

 

B.  Desk informasi publik

Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, pejabat PPID melalui front desk layanan informasi melakukan pelayanan langsung dan pelayanan melalui media antara lain menggunakan telepon, faksimile, email dan website. 

C.  Waktu pelayanan informasi

Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi, PPID menetapkan waktu pemberian pelayanan informasi. Waktu pemberian layanan informasi di PPID Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur dilaksanakan pada Hari Kerja (Senin sampai Jumat) dengan rincian :

• Senin – Kamis         : 09.00 – 14.00 WIB
• Istirahat                   : 12.00 – 13.00 WIB
• Jumat                      : 09.00 – 14.00 WIB
• Istirahat                   : 11.00 – 13.00 WIB 

D.  Mekanisme Permohonan Informasi Publik

1. Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi dan mengisi formulir permohonan informasi dengan melampirkan fotocopy KTP pemohon dan pengguna informasi.
2. Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permohonan informasi publik kepada pemohon informasi.
3. Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permohonan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik (formulir terlampir).
4. Petugas memenuhi permohonan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon. Apabila informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.
5. Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik dan/atau Tanda Bukti Penolakan Permohonan kepada Pengguna Informasi Publik.

 

E.  Jangka Waktu Penyelesaian

1. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Jika dalam jangka waktu 2 (dua) hari pemohon tidak melengkapi persyaratan yang telah ditentukan, maka permohonan informasi dianggap batal.
2. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi permohonan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi permohonan informasi diterima, permohonan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak.
3. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-Iambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan.
4. Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk softcopy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permohonan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan sesuai dengan Undang-Undang Keterbukaan InformasiPublik.

 

F.   Biaya/Tarif

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi publik kepada pemohon yang dikabulkan tanpa dipungut biaya. Sedangkan untuk penggandaan, pemohon atau pengguna informasi publik dapat melakukan penggandaan sendiri di sekitar Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur dengan biaya ditanggung oleh pemohon atau pengguna informasi

 

 

G.  Kompetensi Pelaksana Layanan Informasi

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dalam melaksanakan pelayanan informasi dibantu oleh petugas yang ditunjuk yang telah dibekali dengan pengetahuan mengenai peraturan perundang-undangan keterbukaan informasi dan pelayanan publik, peraturan kepegawaian, dan memiliki kemampuan dalam berkomunikasi untuk menunjang pelaksanaan tugas layanan informasi.

 

H.  Laporan Layanan Informasi

1. Pengelolaan penyelenggaraan pelayanan informasi dilakukan melalui pembuatan laporan harian pelaksanaan tugas pelayanan informasi. Petugas pelayanan informasi membuat laporan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi sekurangnya 7 (tujuh) hari sekali dan disampaikan kepada Subbagian Tata Usaha.
2. Kepala Subbgian Tata Usaha membuat laporan hasil pelaksanaan pelayanan informasi kepada pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur sekurangnya dalam 30 hari sekali.
3. Pejabat PPID melaporkan hasil pelaksanaan pelayanan informasi kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur selaku Atasan PPID sekurangnya dalam 30 hari.
4. Laporan hasil pelaksanaan pelayanan informasi memuat;

 

a)    Gambaran umum kebijakan pelayanan Informasi Publik di Badan Publik;

b)   Gambaran umum pelaksanaan pelayanan Informasi Publik, antara lain :

• sarana dan prasarana pelayanan Informasi Publik yang dimiliki beserta kondisinya
• sumber daya manusia yang menangani pelayanan Informasi Publik beserta kualifikasinya
• anggaran pelayanan informasi serta laporan penggunaannya;
• sumber daya manusia yang menangani pelayanan Informasi Publik beserta kualifikasinya
• anggaran pelayanan informasi serta laporan penggunaannya;

c)    Rincian pelayanan Informasi Publik masing-masing yang meliputi :

• jumlah permohonan Informasi Publik
• waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik dengan   klasifikasi tertentu
• jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya, dan
• jumlah keberatan atas layanan informasi 

 

 I.  Keberatan Layanan Informasi

Setiap permohonan informasi dapat mengajukan keberatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh petugas pelayanan informasi kepada Atasan PPID berdasarkan alasan-alasan :

1. Penolakan atas permohonan informasi berdasarkan alasan pengecualian sebagaimana dimaksud Pasal 17 Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik
2. Tidak disediakanya informasi berkala sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik
3. Tidak ditanggapinya permohonan informasi
4. Permohonan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta
5. Tidak terpenuhinya permohonan informasi
6. Pengenaan biaya yang tidak wajar, dan atau

 

Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik 

lihat gambar alur penyampaian informasi