Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur dalam hal ini selaku pengelola kepegawaian bagi ASN dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur terus mengembangkan pola manajemen kepegawaian yang efektif dan efisien. Didalam program penyelenggaraan pelayanan manajemen aparatur yang terdapat pada Renstra BKD Provinsi Jawa Timur tahun 2014-2019, salah satunya berisi tentang peningkatan kualitas layanan kepegawaian secara online.

      Saat ini manajemen kepegawaian yang dterapkan sudah berbasis IT dan online yaitu terdapat pada aplikasi Manajemen ASN Terpadu atau yang dikenal dengan E-Master. Aplikasi E-master tersebut adalah Aplikasi One For All atau satu untuk semua, karena seluruh data dan pelayanan kepegawaian ASN dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur bisa diakses disana, bahkan hanya dengan handphone android, sehingga kapan dan dimana saja kita dapat mengakses E-Master sepanjang terhubung dengan jaringan internet.  Saat ini aplikasi tersebut sedang diintegrasikan dengan data kepegawaian seluruh Kabupaten/Kota di Provinsi Jawa Timur.

      Izin belajar merupakan salah satu pelayanan yang diberikan oleh Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur. Layanan ini tertuang dalam Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 18 Tahun 2015. Pada dasarnya Izin belajar diberikan sebagai salah satu upaya BKD mendorong pengembangan kompetensi ASN di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

      Karena proses izin belajar sepenuhnya merupakan bentuk pelayanan organisasi kepada penggunanya maka proses izin belajar perlu mendapatkan sentuhan-sentuhan inovasi dalam pelaksanaannya. Penyederhanaan langkah-langkah pelayanan menjadi begitu urgent untuk dilaksanakan. Penggunaan teknologi informasi juga dipandang dapat menjadi solusi untuk lebih mendekatkan layanan bagi pengguna izin belajar. Oleh karena itu Bidang Pengembangan menggagas dilaksanakannya inovasi proses izin belajar secara online atau E-Izin Belajar yang terintegrasi dengan aplikasi E-Master.  

     Dengan diberlakukannya pengajuan Surat Izin Belajar secara online maka jangka waktu pelayanan yang sebelumnya kami selesaikan dalam waktu 5 hari kerja, saat ini bisa kami pangkas dengan waktu pelayanan maksimal 1 jam saja selama prosedur yang ditentukan telah dipenuhi. Aplikasi E-Izin Belajar ini terintegrasi dengan E-Master, sehingga apabila data di E-Master tidak lengkap maka layanan Ijin Belajar belum dapat diproses karena layanan tersebut bersifat paperless, dan nantinya akan berlaku pada jenis layanan kepegawaian yang lain.

      Pada sosialisasi tersebut peserta yang notabene adalah pengelola kepegawaian di setiap Peragkat Daerah di lingkungan Pemprov Jatim, membawa laptop untuk melakukan praktek ujicoba secara langsung dalam pengajuan izin belajar secara online. Dinas Perikanan dan Kelautan adalah salah satu perwakilan yang sedang mengajukan Izin Belajar, pada saat itu juga pengajuan tersebut diproses dengan prosedur online dan langsung dicetak  dengan proses waktu yang tidak lebih dari 15 menit, selanjutnya surat Izin Belajar tersebut diberikan kepada pengelola kepegawaian sebagai bukti bahwa aplikasi E-Ijin Belajar ini sudah bisa diterapkan.

      Dalam sambutannya, Kepala Bidang Pengembangan Drs. Baktiyar Budiyo Ekwanto, MM menyampaikan bahwa “kami berharap, mulai bulan Mei mendatang semua pengajuan Izin Belajar dilakukan secara online, kami tidak menerima lagi pengajuan secara manual” , hal tersebut menunjukkan keseriusan dari BKD Provinsi Jawa Timur dalam meningkatkan pelayanan kepegawaian yang efektif, efisien dan berbasis teknologi informasi. (gb_pengembangan)

Nb:untuk pertanyaan terkait e-ibel bisa dikirim via email [email protected]